Comunicação

RELATÓRIO ANUAL: EVOLUÇÃO NAS PRÁTICAS DE COMUNICAÇÃO E NA PRODUÇÃO DE RELATÓRIOS por Ana Borges

Assim como a empresa, o relatório anual é uma peça viva. Portanto, deve estar sempre em construção e aprimoramento. Esta visão é o ponto em comum entre os vencedores do 21º Prêmio Abrasca Melhor Relatório Anual. O evento, que completa sua maior idade, destaca os melhores relatos de companhias abertas e fechadas que se candidatam voluntariamente a serem avaliadas por uma comissão julgadora composta por representantes de entidades do mercado de capitais. Foram seis meses de análises, que elegeram o Itaú Unibanco, no Grupo 1 (faturamento acima de R$ 3 bilhões) e a Algar Telecom, no Grupo 2 (receita até R$ 3 bilhões) em primeiro lugar na categoria Companhias Abertas. O Sicredi, foi premiado como Companhia Fechada e a CBS Previdência, como Organização Não-Empresarial, além de cinco Menções Honrosas: AES Tietê, Bradesco, Engie, Gerdau e Petrobras.

Relatar com as melhores práticas faz parte da excelência em governança corporativa e requer transparência e concisão das empresas. “Que o leitor seja contemplado, em primeiro lugar, com um retrato tão completo quanto possível da natureza e estrutura da organização, bem como de seus planos e resultados operacionais e econômico-financeiros; em segundo lugar, com uma visão bem clara da identidade organizacional, refletida na missão, visão e valores; e, por fim, com uma exposição bem clara e fundamentada das preocupações de ordem ética em torno das quais está construída a cultura corporativa”, explica Lélio Lauretti, criador do prêmio e atual presidente de honra. O professor e consultor de empresas é autor do livro Relatório Anual - Veículo por Excelência da Comunicação Institucional -, pioneiro no Brasil a tratar do assunto.

Na visão de Lauretti, converter o bem em informação é também uma função da empresa, o que pode ser feito através do Relatório Anual. “Transparência e prestação de contas ajudam a construir o clima de confiança – único caminho para a existência de relações duradouras. A equidade envolve o respeito pelos direitos alheios e esse respeito deve ser ampliado quando o seu sujeito são as minorias no plano social e os minoritários, no plano empresarial”, ressalta. 

O objetivo do prêmio é estimular as empresas a melhorarem sua comunicação e não padronizar ou engessar a forma com os relatórios são construídos. Os vencedores acabam servindo de modelo para aqueles que desejam aperfeiçoar as práticas. E os próprios responsáveis pelo documento também podem aprimorar seus relatórios futuros, pois recebem a média da votação em cada ponto avaliado. “Esse é o grande mérito do Prêmio Abrasca: as melhores empresas têm o seu relatório reconhecido por um grupo técnico. O prêmio é educativo. Os relatórios premiados servem como modelo e as empresas sabem como os avaliadores viram cada um dos itens do documento porque têm acesso às suas notas”, destaca Lauretti.

Fazem parte da cartilha do avaliador observar se os tópicos principais necessários foram abordados, como: quadro resumo dos principais indicadores operacionais, financeiros e socioambientais; perfil corporativo; identidade corporativa (missão, visão e valores); mensagem de abertura, em geral, do presidente; informações sobre os mercados; análise econômico-financeira; aspectos socioambientais; estratégia e investimento; gestão de risco; governança corporativa; ativos intangíveis e aspectos gerais.

A linguagem é avaliada no segmento aspectos gerais. Neste sentido, o avaliador observa pontos como se a linguagem é simples e clara de entender; se as ilustrações são compatíveis com os textos e se há concisão das informações. “O tamanho também é importante. Nós já tivemos relatórios com mais de 500 páginas. Quem vai ler um relatório deste tamanho?”, questiona Lauretti.

Itaú Unibanco
É justamente a concisão o maior desafio de uma empresa ao montar o relatório e a meta do Itaú Unibanco ao criar o seu documento. “O objetivo do relatório é prover de forma concisa o máximo de informações relevantes que conectem não apenas aspectos financeiros, mas também sociais, ambientais e de governança, para que os nossos stakeholders possam tomar as melhores decisões possíveis de forma transparente e tempestiva. Apresentamos de maneira clara a forma como criamos valor e o compartilhamos com nossos acionistas, clientes, colaboradores, fornecedores e sociedade”, explica a abertura do Relatório 2018 do banco.

Além de marcar os dez anos da fusão entre o Itaú e o Unibanco, o ano de 2018 foi de mudanças relevantes em seu relatório anual, pois a instituição financeira passou a consolidar em um único documento com uma linguagem clara e concisa, informações reportadas nas principais publicações. O relatório anual integrado é uma iniciativa liderada pelo International Integrated Reporting Council (IIRC, na sigla em inglês) que busca melhorar a qualidade da informação disponível, a promoção de uma abordagem mais coesa, bem como melhorar a responsabilidade pela gestão das organizações.

“Não se deve ter dez publicações atendendo a dez públicos diferentes. É preciso ter uma única comunicação atendendo a esses diferentes públicos. A mensagem da empresa tem que ser uma única”, defende o superintendente de RI do Itaú Unibanco, Geraldo Soares, cujo trabalho requereu o engajamento da alta administração e de importantes áreas do banco para que a seleção dos temas materiais fosse realizada.

Soares observa que a última versão foi marcada por três mudanças fundamentais que fizeram com que o relatório ficasse bem diferente do de 2017. A primeira foi a integração do documento. “O relato integrado é uma peça muito mais visual e isso gera um ganho de resultado bem interessante", avalia. Neste sentido, houve um ganho de concisão. Os documentos separados somavam 550 páginas e o documento apresentado no Prêmio Abrasca conta com 240. “Havia informações duplicadas nos documentos”, comenta.

A segunda grande mudança, é consequência desta unificação. O documento foi elaborado com uma linguagem muito mais clara e direta, demonstrando o que realmente é relevante. A terceira foi na estrutura, que passou a ser composta por quatro grandes sessões: Mensagem dos Co-presidentes do Conselho de Administração; Mensagem do Comitê Executivo; Comentários da Administração e Demonstrações Contábeis (IFRS).

“No caso das mensagens dos co-presidentes do conselho, eles falam sobre os dez anos da história da fusão Itaú e Unibanco, mas apresentada num contexto em que todos os nossos capitais foram inseridos, como o financeiro, humano, intelectual e natural. Demonstramos o contexto, as transformações no ano de 2018 e as principais tendências relacionados ao negócio”, resume Soares.

Na mensagem do Comitê Executivo, foram discutidos o modelo de negócios, as frentes estratégicas, a transformação digital, a gestão de pessoas e de riscos, a gestão de capital, a internacionalização, a sustentabilidade e a governança. Já os comentários da Administração envolvem a análise do Resultado em IFRS, que demonstra os frutos da estratégia adotada.

“O relatório em si, relativamente, não é complexo. A nossa tentativa foi ser o mais conciso e apresentar as informações relevantes de uma forma clara e objetiva nessa nova estrutura, sempre colocando a alta administração do banco falando sobre quais são os nossos comprometimentos e a nossa performance”, conta Soares. Mas, para obter a simplicidade final, um grande trabalho de bastidor foi realizado, pois selecionar o que é relevante dentro de um grande volume de informações não é tarefa trivial. “É um trabalho muito grande feito em muitas horas dentro do banco e com o envolvimento da alta administração e de várias áreas”, ressalta.

As áreas mais envolvidas com o relatório são a de RI, de contabilidade e de sustentabilidade. “O banco inteiro fornece informações para a gente. E estas três áreas reúnem os dados, selecionam o que é mais relevante e merece ser discutido”, explica. A análise da materialidade e da relevância é que faz com que o volume gigantesco de informações se torne em um relatório conciso e claro.

A meta é continuar aprimorando o documento nos próximos anos. “Sabemos que ainda tem tópicos a melhorar e, com certeza, estamos fazendo isso no relatório de 2019. O relatório anual é um documento vivo. A empresa não é igual o resto da vida, então o relatório anual tem que mudar todo ano”, conclui.

Algar Telecom
Com 13 anos de estrada na publicação de relatórios anuais, a Algar Telecom, empresa do grupo Algar que atua no setor de telecomunicações e TI, elegeu como tema do documento premiado pela Abrasca: “Gente Servindo Gente - Conectando Inovação e Crescimento Sustentável”. Em seu relatório, a empresa se define como companhia aberta, não listada em bolsa, que busca adotar princípios, estrutura de governança e rotinas alinhadas às melhores práticas de mercado.

“O relatório anual é uma peça que reúne informações amplas da Companhia nos mais variados aspectos, indo desde estratégia e posicionamento competitivo a práticas sociais e ambientais. Assim, é um importante instrumento de divulgação transparente e simétrica das informações relevantes da empresa. Isso permite que os mais variados stakeholders possam compreender nosso modelo de negócio e seus diferentes impactos”, diz Tulio Abi-Saber, vice-presidente financeiro da Algar Telecom.

A edição de 2018 apresenta informações sobre a Algar Telecom e suas subsidiárias, em relação aos aspectos de governança, estratégia e desempenho e foi baseada nas diretrizes GRI Standards, na opção de relato “Essencial”, da organização. A metodologia, reconhecida internacionalmente, confere relevância, transparência e comparabilidade ao relato.

Alguns indicadores do relatório são apresentados com referência histórica de quatro anos anteriores, para propiciar a comparação dos resultados entre diferentes períodos. Na parte sobre o relatório, o leitor é incentivado a enviar sugestões, críticas e considerações sobre o conteúdo e o formato do documento para a área de RI da companhia, sinal de que a busca é pelo aprimoramento constante.

Os temas abordados na edição de 2018 foram selecionados a partir da matriz de materialidade, definida por meio de consulta aos públicos estratégicos, realizada em 2016. Na ocasião, foram pesquisados os assuntos mais relevantes sobre a empresa em mídias (jornais, sites, blogs, fóruns e redes sociais) e benchmarks com outras companhias do setor e referências em reporte de sustentabilidade.

“A partir de uma lista com 25 temas pré-selecionados, fizemos fóruns de discussão e pesquisas quantitativas com associados, clientes, fornecedores, credores e entidades representativas da comunidade, que são as partes que mais se relacionam com a empresa e conhecem, portanto, as questões que mais impactam o nosso negócio e a nossa relação com a sociedade e o meio ambiente. Internamente, realizamos a mesma avaliação com a alta gestão da Empresa”, explica o documento.

Como resultado da análise, foram definidos seis temas considerados mais relevantes para a Algar Telecom, na visão de seus stakeholders: Desempenho econômico; Consumo de energia; Conformidade com leis e regulamentos; Conformidade com leis e regulamentos sobre produtos e serviços; Privacidade do cliente e Combate à corrupção.

Segundo Abi-Saber, as principais mensagens do relatório são naturalmente obtidas com as entrevistas dos principais executivos, sobretudo a do presidente. Nela, são abordados os principais acontecimentos do ano em todas as esferas da empresa, as metas propostas, os principais desafios encontrados e as formas utilizadas para enfrentá-los, assim como os resultados obtidos. Quanto aos indicadores, são divulgados aqueles considerados como as principais métricas para entendimento do business, garantindo que haja uma série histórica que possibilite as análises necessárias.

“Um dos principais desafios é conseguir relatar as várias realizações e acontecimentos de um ano inteiro de trabalho, das mais diferentes áreas da empresa, em um business dinâmico e complexo como o nosso. Para isso, fazemos um exercício de priorização observando as metas específicas daquele ano e a curva de maturidade de cada assunto/projeto”, afirma Abi-Saber. Para ele, o objetivo é mencionar todos os aspectos importantes e dar uma maior profundidade àqueles que são mais recentes ou que tiveram uma influência maior no desempenho do período. “Com isso, buscamos que as informações sejam completas, mas não redundantes”, observa.

Neste sentido, o trabalho dos responsáveis pelo relatório da Algar Telecom visa fazer com que o documento fique mais objetivo. “Para isso, passamos a remeter diversos assuntos aos seus sites específicos, ao invés de repeti-los na íntegra no relatório. Passamos a priorizar a versão online, que permite um maior dinamismo e praticidade. Além de ser ainda mais transparente e ter acesso facilitado a todos os stakeholders. Por fim, fizemos um grande esforço de organização das atividades, com o estabelecimento de um gerente de projetos que administrou minuciosamente as atividades e o cronograma inicial até que todo o processo estivesse maduro”, resume.

Sicredi
Com apenas 115 páginas, o Sicredi (Sistema de Crédito Cooperativo), conseguiu apresentar em seu relatório de 2018 as informações mais relevantes que envolviam dados de todas as cooperativas singulares e centrais, e das empresas sediadas no Centro Administrativo Sicredi (CAS). Ao todo, são 114 cooperativas.

Pelo sexto ano consecutivo, o relatório seguiu as diretrizes da Global Reporting Initiative (GRI), padrão voluntário adotado por milhares de empresas em todo o mundo para o reporte de sustentabilidade. A partir desta edição, a instituição pretende seguir a diretriz em sua versão mais recente e atualizada, conhecida como GRI Standards.

Para materializar os temas mais relevantes de seu relatório de sustentabilidade, o Sicredi envolveu membros do Conselho de Administração da Sicredi Participações S.A. (SicrediPar) e do Banco Cooperativo Sicredi e suas respectivas diretorias, associados, colaboradores, representantes do Banco Central do Brasil e parceiros de negócio.

“O Prêmio Abrasca é um ponto muito marcante em nossa trajetória, é um reflexo do trabalho de transparência que temos realizado ao longo dos últimos anos. O relatório integra nossa Política de Sustentabilidade e Responsabilidade Socioambiental e evidencia o impacto positivo que geramos na prática nas regiões em que atuamos. O documento, ainda, reforça nossa estratégia e nosso compromisso com os princípios do cooperativismo e do tema sustentabilidade" afirma o Superintendente de Sustentabilidade do Sicredi, Olaf Brugman.

Ele explica que há um nível de detalhamento e de indicadores maior no relatório vencedor. “Destacamos os números, os fatos no relatório, muito mais do que antes, e isso também é uma linha que temos a ambição de levar à frente, porque isso é claramente uma tendência no mercado, especialmente nas finanças sustentáveis”, diz. Brugman, complementa que o relatório de 2019 também trará inovações. “Nós olhamos para padrões internacionais de mercado. Essa é nossa referência. Vamos também inovar no ano que vem”, destaca.

No documento, é possível conhecer os principais indicadores financeiros da instituição que conta com 1.684 pontos de atendimento em todo o país, distribuídos em 22 estados e no Distrito Federal e está em primeiro lugar em linhas agro no ranking de desembolsos do BNDES e em repasses para pessoas físicas e na segunda colocação nas operações para micro, pequenas e médias empresas.

“A transparência mais concreta atende as tendências do mercado e das partes interessadas que querem cada vez mais saber o que uma empresa faz, o que representa e até onde vai. É uma demanda do mercado e dos parceiros do Sicredi. As novas gerações de colaboradores querem conhecer para quem estão trabalhando e se essas empresas têm um propósito claro, que vai além do econômico, mas envolve a área social e ambiental também”, resume Brugman.

Além de buscar ampliar a transparência nos indicadores econômicos, o Sicredi também quer fazer o mesmo com suas iniciativas sociais e ambientais. “Nosso posicionamento é monitorar o que o mercado faz. Mas é um desafio para nós e para outras empresas também formular e destacar seu próprio modelo de impacto que vai muito além de reportar, porque antes disso é preciso dialogar internamente para gerar dados concretos”, explica.

Segundo Brugman, a elaboração de um bom relatório requer a construção dentro da empresa de uma infraestrutura cada vez mais robusta em termos de coleta. “É necessário ter um certo grau de automatização também, porque estamos olhando para um mercado que vai pedir cada vez mais informações”, alerta. A visão é simples: se uma empresa não fornece os dados solicitados pelos agentes de mercado deixa o espaço aberto para que as pessoas falem e especulem sobre números e resultados, o que, muitas vezes, não corresponde à realidade. Assim, a saída é ser protagonista de sua própria história, relatando o seu desempenho.

O trabalho substancial feito internamente para profissionalizar, agilizar o fluxo e o gerenciamento de dados fica visível na versão final do relatório e resultou também em mais oportunidades para o Sicredi. “Isso cria mais consciência, mais diálogo entre várias partes da empresa”, avalia Brugman.