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PROFISSIONAL DE RI DEVE ENGAJAR INVESTIDORES PARA VOTO A DISTÂNCIA por Jennifer Almeida e Rodney Vergili

O profissional de RI terá papel importante na adoção do voto a distância, destaca Cristiana Pereira, diretora Comercial e de Desenvolvimento de Empresas da BM&FBOVESPA. De acordo com a executiva, o RI deve engajar e educar os investidores a utilizarem o voto a distância, além de identificar e mapear os acionistas que têm a intenção de incluir temas a serem votados na Assembleia. Outro papel importante do RI é o de preparar a Assembleia, tarefa a ser compartilhada com outros departamentos da companhia como o Jurídico.

A diretora da BM&FBOVESPA sugere às empresas a antecipação das discussões e até mesmo que se façam simulações com o intuito de identificar dúvidas. "Quanto antes se organizar, melhor", comenta. Ela revela que das 94 empresas que deverão adotar obrigatoriamente o voto a distância no próximo ano, 50% já estão se movimentando para se adequar. O primeiro passo é solicitar para a Bolsa uma senha para acessar a Central de Inteligência Corporativa (CI.CORP), de cadastro do boletim de voto a distância.

Em abril de 2015, a CVM (Comissão de Valores Mobiliários) divulgou a Instrução CVM 561 que normatizou o voto a distância, ou seja, os acionistas poderão votar por meio do preenchimento e envio do Boletim de Voto a Distância. A disponibilização do voto a distância será obrigatória nos seguintes casos: AGO (Assembleia Geral Ordinária); AGE (Assembleia Geral Extraordinária) com convocação para eleger membros do Conselho de Administração ou do Conselho Fiscal. O boletim de voto deve conter todas as matérias que serão deliberadas na Assembleia Geral.

"Em linha com o que ocorre em outros países, a CVM tornou possível que os acionistas enviem seu voto antes da Assembleia, seja por meio eletrônico ou físico (via Correio)", aponta Cristiana Pereira. O objetivo é facilitar o processo de votação em Assembleias; viabilizar inclusão de propostas pelos acionistas; e a redução de custos (de participação e burocráticos).

Adoção obrigatória
A CVM foi gradual com relação às empresas que devem adotar esse procedimento, sendo que em 2016 a adoção foi facultativa para as companhias abertas. Para 2017, a adoção é obrigatória para companhias que tinham ao menos uma espécie ou classe de ação compreendida nos índices Ibovespa ou IBrX-100, em 07 de abril de 2015 (data da publicação da Instrução CVM 561). Já em 2018 a adoção será obrigatória para companhias abertas registradas na categoria A e autorizadas por entidade administradora de mercado para negociação de ações em Bolsa de Valores. De acordo com Cristiana Pereira, a redução de custos é uma "grande vantagem", especialmente para o investidor estrangeiro, que tem despesas com tradução de documentos, procuradores, envio de representantes no dia da Assembleia.

Como deve ocorrer o processo
Cristiana Pereira explica que o representante da empresa vai acessar o sistema online da Bolsa para criar o boletim de voto padronizado (similar a uma cédula de votação), com opções para deliberação: aprovar, reprovar ou abster-se. A diretora da Bolsa enfatiza que há um sistema de controle que garante a segurança da informação. Uma vez criado o boletim padronizado, ele é divulgado para todo o mercado por meio dos canais de comunicação da Bolsa. Ao mesmo tempo, a empresa deve arquivar o boletim bem como os demais documentos da Assembleia, pelo sistema Empresas Net, como já é feito hoje. De acordo com ela, o acionista poderá encaminhar seu voto diretamente para a empresa, que deve especificar as condições de envio; encaminhar diretamente para o escriturador (caso o acionista esteja apenas no livro escritural da companhia); ou para o agente de custódia, que vai receber o voto, entrar no sistema da Bolsa e inserir a instrução de voto. "A Bolsa vai apurar esses votos e no final do período encaminhar para o escriturador, que consolidará com os votos recebidos por ele e enviar para o emissor", complementa.

Após esse processo, a empresa deve consolidar os votos encaminhados pelo escriturador com os apurados diretamente para poder divulgar ao mercado o mapa sintético de votação, ou seja, quantos votos cada deliberação recebeu. Cristiana Pereira reforça que para os acionistas que optarem votar via custodiante não precisarão preparar documentação adicional, em relação ao cadastro que já foi feito no agente de custódia, que é a instituição financeira de seu relacionamento, dessa forma não se corre o risco de não ter os documentos atualizados e necessários para votar. "E o custodiante já é regulado pela CVM", lembra a executiva. Independente do processo utilizado pelo acionista, a empresa deverá demonstrar os caminhos seguidos.

Balanço das AGOs, AGOEs e AGEs com voto a distância
Sobre os prazos e etapas estipulados pela Instrução CVM nº 561, Cristiana Pereira mencionou que 45 dias antes da Assembleia é a data limite para a inclusão de propostas de acionistas em boletim de AGO (Assembleia Geral Ordinária). Ela afirma, por exemplo, que os acionistas ativistas devem enviar suas sugestões dentro desse prazo. E como a executiva menciona 35 dias antes é a data limite para a inclusão de propostas de acionistas em boletim de AGE (Assembleia Geral Extraordinária).

Em 2016, seis empresas (Anima Educação, BM&FBOVESPA, Iguatemi, Jereissati Telecom, Grupo Jereissati e Senior Solution) aderiram ao voto a distância para AGOs e, juntas, receberam 95 boletins de voto, representando cerca de 31 milhões de ações. A CVM estabeleceu que as empresas que fossem utilizar o voto a distância deveriam se manifestar e divulgar até 15 de janeiro de 2016, e "isso acabou pegando as empresas de surpresa", complementou Cristiana Pereira. A baixa adesão ocorreu por conta do curto prazo e também porque os dirigentes das empresas ainda estão se familiarizando com o assunto, observou. De acordo com a executiva, os investidores estrangeiros foram os que mais utilizaram o mecanismo do voto a distância. Na opinião de Cristiana Pereira, "foi uma boa experiência que permitiu testar o sistema e aperfeiçoar o padrão do arquivo a ser liberado para as companhias".

O voto a distância também foi utilizado nas AGEs da BM&FBOVESPA e da Cetip, sendo decisivo para aprovação da fusão entre ambas em primeira convocação. Cristiana Pereira ressalta que embora essas AGEs não fizessem parte do escopo de obrigatoriedade do voto a distância, as companhias entenderam que o mecanismo poderia contribuir para se atingir o quórum para aprovação da fusão entre as companhias. Na BM&FBOVESPA, houve a participação de 10,9% de votos a distância e no caso da Cetip a percentagem foi de 27,5%. "Houve esforço das áreas de Relações com Investidores para atrair os investidores a participarem das Assembleias", concluiu Cristiana Pereira.